一般写作原则
为了取得较好的写作效果，在草拟商务 信函时不妨遵循如下一些常用的写作原则：
清楚（clearness），意味着将信息传递给对方而不会被误解。模棱两可、含糊不清、陈词滥调等等则容易导致对方难以理解你想表达的意思。因此，应当使用直接、明白、简单的语言写作。
完整（compleeteness），即完整提供 对方所需要的信息，便于对方及时作出正确的决定。
简洁（conciseness），则有助于使商务信函变得清晰，富有效果。在商务信函的写作中，认为长文比短文好的想法是错误的。大多数人更喜欢读短信。缩短信函的一个简单的方法是去除不必要的长字和长词组。
正确（correctness），是良好商务信函的要求之一。它要求遵守拼写、语法、标点符号、习惯用法等规则。假如你的信函中充斥着漫不经心的写作错误，对方会失去阅读耐心，并且怀疑你的信息是否确切。
体谅（consideration），或者说“对方立场（Your-attitude）”，在商务 信函中能起到加强 双方关系 的作用。因此，你应该了解对方的观点，把对方的需要放在心上。
礼貌（courtesy），永远重要。人们愿意与有礼貌的人多做生意。礼貌可以增强商务信函的有效性。
此外，在信函写作中还应注意以下几点：
1、 语句完整，语法正确，避免诸 如结构冗赘、垂悬修饰、用词不当等问题。
2、 使用简单、明了、礼貌的语言，避免陈旧词语和商业行话。
3、 段落宜短小，每段谈一个话题。
4、 一封信只讨论一个问题。不要在一封信里讨论需要 不同的人来处理的不同问题。
信函结构
1、 信笺抬头
也称为信头。信笺抬头一般 是印好的。它由寄信人公司名称、地址、电话号码、电传或传真号码组成。但是，若在白纸上打印，则以你的公司地址作为信头，打印在右上角。
如果 一封信超过一页信纸，则第二页起白纸打印，并且 以后每页都 要在左上角打上收信人的姓名、页码以及日期。下列三种续页信头最为常见：
1MR Henry Adams 2 October 2,19—
2MR Henry Adams
October 2,19—
Page 2
3 Mr Henry Adams,October 2,19--,page 2
请勿在信的第一页编页码，但可以在第一页信纸的右下角打上“to be continued ”（待续）字样。
2、 编号（references）
编号的方式有：
1、 在信笺抬头的空间里打上如下字样：
Your ref (你方编号)
Our ref (我方编号)
2、 在标题位置上打上编号；
Dear Sir,
Your Reference: A1002
3、 在信的第一段提及；
Dear Sir,
Thank you for your lettrer of Octorber 2,reference number A1002.
3、 日期（DATELINE）
打印信函日期的方式 通常有两种：
1、 日/月/年
23rd Septenber ,19—
2、 月/日/年
September 23rd,19—
简略形式如9-23-19--，9/23/19—以及Sep,23,19—等等，都不正规，给收信人带来不便并留下不良印象。
4、 信内地址（INSIDE ADDRESS）
指收信人的姓名、职位、机构和营业地址。信内地址与信封上收信人的地址完全 一样。信内地址的位置一般在左上角低于日期的地方。
信内地址包括：收信人的姓名和称呼、公司名称、营业地址。